Netiquette im Video Chat – wie Sie im online Meeting auftreten

Netiquette im Video Chat – wie Sie im online Meeting auftreten

So treten Sie im Video Chat richtig auf

Ob Zoom Meeting, Teams- oder WhatsApp Chat - es gibt Regeln

Einfache Regeln und die Netiquette für Ihren Video Chat

Online Meetings unterscheiden sich eigentlich kaum von einem Treffen in der realen Welt. Trotzdem wird so mancher die Erfahrung gemacht haben, dass Kollegen und Teilnehmer von Videochats sich durchaus anders verhalten, als bei Treffen die Face to Face stattfinden. Woran mag es liegen? Gelten für online treffen andere Regeln? Nein. Und trotzdem scheint es wichtig zu sein, diese einfachen Regeln und Netiquette noch einmal zusammenzufassen.

Eines bleibt außer Frage: der Video-Chat bietet viele Vorteile. Egal ob mit Zoom, Skype, Meet-To-Go oder einer anderen Technik, online Meetings überzeugen mit weitaus mehr Kommunikationsdichte als Telefonkonferenzen. Sie bieten den teilnehmenden einen breiteren Kommunikationskanal. Dies merkt man schnell, wenn man auf die Gestik und Mimik des Gegenüber achtet. Beim Telefonat bleibt dies aus. Doch gerade da liegen die Tücken des richtigen Benehmens (Netiquette ). 

Oder: Wie man ein man online Meeting sprengt

Eindrucksvoll. Mit ein paar geübten Kunstgriffen lässt sich, ganz einfach, jedes Onlinemeeting sabotieren. Ist es die virtuelle Distanz, die einen sonst eher zurückhaltenden Kollegen plötzlich zum digitalen Tramper macht? Oder ist das digitale Onlinemeeting bei vielen Kollegen doch nicht als vollwertiges Meeting angesehen? Aber sehen Sie selbst, was passiert, wenn wir uns im Video-Chat nicht an die Regeln halten, die wir im normalen Miteinander als wichtig und richtig betrachten (Etiquette  und Netiquette) .

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Ganz einfache Regeln:
So treten Sie im Video Chat richtig auf

Technik & Form

Technik im Griff

Überzeugen Sie sich im Vorfeld davon, dass ihre WebCam, Ihr Mikrofon und ihr Audiosystem richtig funktionieren. Nichts nervt mehr, als in den ersten 20 Minuten eines online Meetings erst einmal die technischen Probleme anderer lösen zu müssen. Nutzen Sie wenn möglich auch ein Testmeeting um ihr System richtig einzustellen.

Vorher aufräumen

Ein aufgeräumter Schreibtisch, ein ansprechender Hintergrund und eine gute Ausleuchtung schaffen einen guten ersten Eindruck mit dem sie ein Video-Chat überzeugen.

Pünktlichkeit ist klar

Stellen Sie sicher, dass Sie sich pünktlich in das Meeting einwählen, idealerweise ein, zwei Minuten vor dem Start der Videokonferenz.

Ton aus

Verwenden Sie die Mutefunktion, umso störende Hintergrundgeräusche in der Videokonferenz zu vermeiden. Trotz ausgeschalteten Mikrofon sollten Sie nicht die Gelegenheit nutzen nebenbei am Rechner zu arbeiten oder zu telefonieren.

Auftreten & Verhalten

Angemessene Kleidung

Auch wenn sie aus dem Home Office heraus arbeiten sollten Sie nicht im Freizeitlook zur Videokonferenz erscheinen. Dies gilt insbesondere auch für den Bereich, den man eigentlich nicht sieht. Nichts ist peinlicher, als aufstehen zu müssen und alle sehen, dass man in der schlapprigen Jogginghose am Schreibtisch sitzt.

Sagen Sie Hallo

Stellen Sie sich und andere Teilnehmer vor bzw. machen Sie eine kurze Vorstellungsrunde zu Beginn ihres online Meetings. Achten Sie darauf, dass sie nicht zu schnell sprechen und dass sie sich klar artikulieren.

Lassen Sie andere ausreden

Online Meetings sind umso effektiver, je mehr alle darauf achten, dass Beiträge von teilnehmenden nicht in einem wirren Durcheinander untergehen. Daher ist es hier noch wichtiger die anderen ausreden zu lassen. Nutzen Sie dazu die Mutetfunktion. Das Einschalten des Mikrofons signalisiert dem Organisator, dass sie etwas sagen möchten, es wirkt wie eine Wortmeldung.

Inhalt & Performance

Alles klar

Sorgen Sie dafür, dass alle Materialien, die Sie verwenden möchten bereitgestellt sind. Hierzu empfiehlt sich ein temporärer Ordner, in welchem alle Dokumente, die man verwenden möchte zentral abgelegt sind.

Übersicht geben

Geben Sie eine klare Agenda vor, auf die sie während der Videokonferenz immer wieder Bezug nehmen. Idealerweise können Sie die Agenda auch visuell in der Konferenz präsentieren.

Moderieren Sie

Videochats sind träger als normale Konferenzen. Daher ist die Moderation im Video-Chat stärker gefragt. Sprechen Sie teilnehmende direkt an, stellen Sie Fragen, vermeiden Sie lange Monologe. Bitten Sie um redundante Beiträge.

Feedback – immer wichtig

bereits während des online Meetings sollten regelmäßig Feedbacks zu den Beiträgen und Meinungen der teilnehmenden eingeholt werden. Dies erhöht die Konzentration aller anwesenden.

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Organisationsberatung & Corona

Organisationsberatung & Corona

Warum Ihr Krisenstab nicht so heißen sollte

Krisen – kritische Situationen – schwierige Lagen. So vielleicht könnte man eine  Einstufung nach unten vornehmen. Unternehmenskrisen lassen sich im Krisenmodus nicht beherrschen. Es macht keinen Sinn, dass alle auf Alarm programmiert sind. Denn was alle eigentlich brauchen ist: Vorbereitendes Planen / Handeln, Stabilisierung von Prozessen und Abläufen und eine Aussicht auf eine Zeit danach. Ziehen Sie also die Gummistiefel aus, legen Sie die Feuerwehruniform ab und „lösen“ Sie Ihren Krisenstab gedanklich auf. Setzen Sie stattdessen auf ein Kompetenzteam für den Umgang mit der schwierigen Lage.

    Ein paar Tipps aus der Organisationsberatung zum Umgang mit der
    besonderen Corona- Situation:

    • Krise ist schon genug:
      Kein Krisen-Wording. Sprechen Sie von der “Corona- Situation”, nicht von der Krise. Üben Sie sich in einer offenen Kommunikation. Vermeiden Übertreibungen und Superlative. Verstärken Sie keine Untergangsstimmungen. Bleiben Sie sachlich.
    • Bilden Sie keinen Krisenstab!
      Bilden Sie z.B. eine „Kompetenzgruppe Corona“. Kompetenz gibt Ruhe und vermittelt Strategie.
    • Beschreiben Sie die Zielsetzung der Kompetenzgruppe.
      Beispielsweise: Unternehmenssicherung in schwerer operativer Planungslage. Entwicklung einer Handlungsstrategie für die möglichen Einschränkungen durch veränderte, kaum vorhersehbare Situationen. Entwicklung einer Prognose auf die nächste Zeit.
    • Definieren Sie die Aufgaben der Kompetenzgruppe.
      Vor allem auch die Aufgaben, Rollen und Funktionen (Wer ist für was zuständig?) der Mitglieder. Eine Gruppe von Kompetenten Mitarbeitenden zeichnet sich dadurch aus, dass sie bereits im Vorfeld Informationen einholen und sich entsprechend der Rolle / Funktion fachkundig machen. Die Gruppe sollte nicht als Reaktions- (Feuerwehr), sondern als Aktionsgruppe (vorausschauendes Planen/Handeln) auf Sicht verstanden werden.
    • Bewerten Sie die Situation.
      Bewerten Sie (in der Kompetenzgruppe) die Unternehmenssituation in Bezug auf Corona mit einer Skala von 1-10 täglich. Für den aktuellen Tag – die laufende Woche und die kommende Woche. Dies können Sie auch von Ihren Abteilungsleitern abfragen.
    • Möglicherweise helfen Ihnen Szenarien.
      Beschreiben und bewerten Sie ein Worst-Case-Szenario und eine positive Prognose. Welche Verstärker/Absicherungen können/müssen gesetzt werden?
    • Stellen Sie die richtigen Leute zusammen.
      Das sollten jene sein, die Fachkompetenz für die relevanten Bereiche besitzen und über ein sehr gutes (aktuelles!) Prozesswissen verfügen. Vertrauen Sie nicht auf „Schulterklappen“, vertrauen Sie auf Kompetenz! Hier die richtige Auswahl, auch gegen Widerstände, sichert Ihnen einen guten Restart! –> Stichwort: Erneuerung
    • Achten Sie darauf, dass die Kompetenzgruppe im Unternehmen akzeptiert wird.
    • Halten Sie die Kompetenzgruppe so klein, dass sie entscheidungsfähig bleibt.
    • Arbeiten Sie (unbedingt) an der Unternehmensperspektive:
      Wie, also in welcher Form, soll/muss das Unternehmen aus der schwierigen Situation herauskommen? Welche Personen/Ressourcen brauchen Sie unbedingt für einen schnellen Retart? Welche Bereiche haben welche Priorität?
    • Kommunizieren Sie stetig Ihre Strategie für die Zeit nach der Corona- Herausforderung.
    • Möchten Sie individuelle Tipps für Ihre Unternehmenssituation?
      Dann kontaktieren Sie mich unter 0176 216 44 211 (auch Whatsapp / Telegram / Signal)

    Integration von Mitarbeitergesprächen

    Mitarbeitergespräche bieten die Möglichkeit das Entwicklungskapital von Unternehmen sichtbar zu machen, es zu beschreiben und vor allem es weiterzuentwickeln. Die Einführung von Mitarbeitergesprächen als Instrument der Unternehmensentwicklung ist nicht einfach. Wirklich wirkungsvoll wird es nur, wenn es von vornherein eine maximale Akzeptanz bei den Mitarbeitern erfährt. Doch mit einem guten Plan ist dies möglich.

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    Die Zukunft der Firma sichern – mit einfach geförderter Beratung

    Wie gut ist Ihr Unternehmen aufgestellt, um zukünftigen personellen Herausforderungen zu begegnen? Wo besteht Handlungsbedarf? Wie können Sie eine moderne, zukunftsfähige Personalpolitik für Ihr Unternehmen entwickeln? Welche konkreten Lösungen passen zu Ihnen? unternehmensWert:Mensch hilft Ihnen, diese Fragen zu beantworten.

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    Das bundesweite Programm unterstützt kleine und mittlere Firmen dabei, eine zukunftsfähige und mitarbeiterorientierte Personalpolitik zu entwickeln.
    Hierzu werden Beratungen in vier Handlungsfeldern gefördert:

    • Personalführung,
    • Chancengleichheit & Diversity,
    • Gesundheit
    • sowie Wissen & Kompetenz
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